Cosa fa
L'Ufficio Protocollo è responsabile della gestione del flusso documentale all'interno dell'amministrazione comunale. Le sue principali responsabilità includono:
- Ricezione dei documenti: Riceve i documenti in arrivo all'ente comunale, provenienti da cittadini, istituzioni, aziende e altri enti, sia in formato cartaceo che elettronico.
- Assegnazione di protocollo: Assegna un numero di protocollo univoco a ciascun documento ricevuto, registrandolo in un apposito registro o sistema informatico.
- Classificazione e instradamento: Classifica i documenti in base alla loro tipologia e contenuto e li instrada agli uffici o ai dipartimenti competenti per l'istruttoria e la gestione.
- Archiviazione e conservazione: Gestisce l'archiviazione e la conservazione dei documenti protocollati, garantendo la corretta conservazione e l'accessibilità dei documenti per eventuali consultazioni future.
- Emissione di copie e certificati: Fornisce copie e certificati dei documenti protocollati su richiesta degli interessati, garantendo la riservatezza e l'integrità dei dati.
- Comunicazioni e Riscontri: Comunica agli interessati l'avvenuta ricezione dei documenti e fornisce eventuali riscontri in merito allo stato delle pratiche in corso.